テレワーク導入しました
テレワーク導入
うちの会社がとうとう2020年4月16日からテレワークを導入しました。
3月30日にテレワークを導入しようと決めて約2週間。いろいろと調べまくったり、いろいろな人の意見を聞いたり教えてもらったりで中小企業でもなんとかテレワークが導入できました。
備忘録として、まただれかの参考になればと思い、ここでその顛末を記録しておきたいと思います。
テレワーク前の環境
【ハードウェア】
ビジネスフォン
社内LAN
UTM（Fortigate）
パソコン（Windows10Pro）
【ソフトウェア】
弥生販売プロ2ユーザー
弥生会計プロ
弥生給与
アドビCC
Office365
Googleサービス各種
Joomla
【導入時の問題点】
まず導入すると決めた時、自宅でどのように仕事してもらうか考えました。最初は会社のパソコンとは別に自宅用ノートパソコンを与えて、そこから会社のLANに入ってもらう。
しかし、その時に問題になったのは、弥生販売でした。弥生販売ネットワーク型にしないと弥生販売がテレワーク先で使えないのです。まあ、正確には使おうと思えば使えますが、サポート対象外になってしまいます。
それはセキュリティ上NGということで、ネットワーク型導入を考えましたが、初期投資が70万円くらいかかることと、導入までに日数がかかるということで現実的ではないと思いました。
そこで教えてもらったのがリモートデスクトップ。これを使えば会社のパソコンを外部から操作できます。つまり会社のパソコンが自宅で操作できるということなのです。
【セキュリティ】
そこで、自宅から会社のパソコンを操作してもらるように社員一人一人にノートパソコンを導入しました。スペックは低い物でもOKです。実際にノートパソコンに表示される画面は会社のパソコンの画面なので、出先のパソコンのスペックは回線速度に影響を与えない限り低くてもOKです。とはいえ、リスクヘッジでレノボ製品とHUAWEI製品をミックスして購入しました。
UTMのFortigateが提供するForticlientをそれぞれのノートパソコンにインストールし、VPN接続が完了しました。会社のパソコンはWindows10Proなので、リモートデスクトップが無償で使えます。自宅のパソコンから会社のLANにVPN接続で入り、自分のパソコンにリモートデスクトップで入ります。
会社のパソコンは一定の時間が来たら自動的に起動するようになっていますし、リモートで起動することも可能です。
【受注】
お客様からの問い合わせ＆注文は90％がファックス。残り10％がお客様の受発注システム。電話も多いですが、ほとんど在庫確認か技術的な問い合わせです。
ファックスは紙で出力されますが、同時に社内のNASにもPDF形式で保存されます。
受信したファックスはPDFを読み書きできるソフトを使って返事を書いて、複合機に備わっているPCファックスを使ってお客様に返信するか、電子メールを使って返信します。
【ビジネスフォン】
次にビジネスフォンです。こちらも友人にいろいろ教えてもらった中でモバビジを導入することにしました。
こちらは会社にかかって電話をスマートフォンで発受信できます。スマートフォンが会社のビジネスフォンになる感じです。画面上に使用している外線も表示され、内線も可能です。使い方は会社のビジネスフォンとほぼ同じです。
ただし、無線LANで使った場合回線速度によっては使えないことがあることと、アンドロイドよりもアイフォンのほうが相性がいいことが注意点です。
実際、このためにHUAWEIのnova 3 liteを導入しましたが、Bluetoothヘッドセットが使えることは使えますが、着信ボタンが使えませんでした。反対にiPhone SEで使ってみるとヘッドセットの着信ボタンが使えました。
【インターネット回線】
インターネット接続については、社員全員が自宅でインターネット回線を接続しているということでそれを使わせていただくことになりましたが、これは若干失敗でした。というのも家庭によってインターネット回線の速度が異なるからです。実際に多くの企業がテレワークを導入してから回線速度が低速化しました。
そこで店頭で買えて、しかも安くてスピードが安定していると言われるワイモバイルを近くの家電量販店で買いました。
【労務管理】
そして最後に労務管理です。こちらは弥生給与で連動できる勤怠クラウドサービス「CLOUZA」を導入しました。こちらはスマートフォンにタイムレコーダーのアプリをインストールしてそこでクリックすると出勤、退勤管理ができるのです。
テレワーク導入すると、労務管理はどうするのかと聞かれます。どういうことかとよく聞いてみると、つまり「社員がちゃんと仕事しているかどうかどうやって管理するのか」ということを聞きたいようでした。
実はうちの会社ではそんなコストがかかって、しかも面倒なことはやらないです。
基本は信頼ファーストなので、社員は仕事やっているとみなしています。反対に信頼せずに管理し始めるとコストがどんどん膨れ上がると思います。だから管理しないこと、信頼ファーストが一番ローコストだと思うのです。
もちろん法律や就業規則で定められたルールは管理しますが、できるだけシンプルにしたいと思っています。
ちなみに有給休暇申請も不要です。なぜなら全員が全員の予定を把握しているので、いつ休めて、いつ休んだらまずいのかわかっていますから、みんなそれを踏まえてみんな有給休暇を取得します。
できるだけ面倒くさいことは避けて、できるだけシンプルにして、ローコストで働きやすくしたいと思っています。
ということで、最後にテレワークのために導入した新しいハードウェア、ソフトウェアを紹介します。
【新しく導入したハードウェア】
ノートパソコン
Bluetoothヘッドセット
【新しく導入したソフトウェア）
モバビジ
CLOUZA
テレワークを導入して約2週間が経過しました。特に大きな問題もなく、順調に進んでいます。
こんな風に社員10人以下の小さな会社でもテレワークが導入できるということで、もし参考になれば幸いです。
